Wiedza dla przedsiębiorców
Prowadzenie firmy nie wymaga znajomości wszystkich przepisów podatkowych i zasad księgowości. Warto jednak rozumieć podstawowe pojęcia oraz zależności, które mają wpływ na codzienne decyzje przedsiębiorcy. W tej części zebraliśmy materiały pomagające uporządkować tę wiedzę i lepiej zrozumieć zagadnienia związane z prowadzeniem firmy, KSeF oraz współpracą z biurem rachunkowym.
Podstawy KSeF
1. KSeF w skrócie
KSeF zmienił sposób, w jaki faktury są przesyłane pomiędzy firmami. Obecnie faktury przekazywane są za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur – centralnego systemu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.
Dla przedsiębiorców oznacza to nowe zasady wystawiania, odbierania i przechowywania dokumentów oraz konieczność zapewnienia dostępu do faktur pojawiających się w systemie.
W tej części zebraliśmy najważniejsze informacje dotyczące działania KSeF oraz współpracy z naszym biurem rachunkowym.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Po przesłaniu faktury do systemu otrzymuje ona indywidualny numer KSeF, który pozwala na jej jednoznaczną identyfikację, a odbierać ją mogą wyłącznie podmioty uprawnione.
W codziennej pracy przedsiębiorca najczęściej nie korzysta bezpośrednio z samego systemu KSeF. Faktury są zwykle wystawiane i odbierane przy pomocy programów do fakturowania, aplikacji księgowych lub innych narzędzi zintegrowanych z KSeF.
Kogo dotyczy?
KSeF dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce, niezależnie od formy prowadzenia firmy czy sposobu opodatkowania.
Z systemu korzystają zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki, fundacje czy stowarzyszenia wystawiające lub otrzymujące faktury w związku z prowadzoną działalnością.
Zakres obowiązków może różnić się w zależności od rodzaju transakcji i statusu kontrahenta, jednak w praktyce każdy przedsiębiorca powinien posiadać dostęp do KSeF.
Dlaczego dostęp do KSeF jest niezbędny?
Dostęp do KSeF pozwala przedsiębiorcy kontrolować dokumenty pojawiające się w systemie oraz na bieżąco weryfikować faktury związane z prowadzoną działalnością.
W wielu przypadkach faktura wystawiona przez kontrahenta może zostać udostępniona wyłącznie w KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien mieć możliwość sprawdzenia, jakie dokumenty pojawiają się na koncie jego firmy oraz czy wymagają dalszych działań, związanych z księgowaniem lub realizacją płatności.
Korzystanie z KSeF nie oznacza konieczności codziennego logowania do systemu Ministerstwa Finansów. Ważne jest jednak, aby przedsiębiorca miał zapewniony dostęp do swoich dokumentów oraz możliwość ich weryfikacji.
2. Obowiązek KSeF
KSeF jest częścią codziennego obiegu faktur w wielu firmach. Zakres obowiązków związanych z jego wykorzystaniem zależy między innymi od rodzaju działalności, statusu kontrahenta oraz charakteru transakcji.
Nie wszystkie dokumenty są objęte tymi samymi zasadami. W praktyce część dokumentów funkcjonuje w KSeF, a część nadal poza systemem.
Wystawianie faktur
W przypadku dokumentów objętych KSeF faktura jest przekazywana do systemu Ministerstwa Finansów i otrzymuje numer KSeF.
Plik PDF w takim przypadku pełni jedynie funkcję wizualizacji danych, a dokumentem źródłowym pozostaje faktura znajdująca się w systemie. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentów wystawianych poza KSeF, gdzie PDF nadal może stanowić formalnie obowiązującą fakturę elektroniczną.
Przed wysłaniem faktury warto zwrócić szczególną uwagę na poprawność danych. Dokumentów przesłanych do KSeF nie można edytować, dlatego ewentualne błędy wymagają późniejszego wystawienia faktury korygującej.
Odbieranie faktur
Faktury wystawiane przez kontrahentów za pośrednictwem KSeF mogą być dostępne wyłącznie w systemie. W takim przypadku przedsiębiorca powinien mieć możliwość ich odbioru oraz weryfikacji.
Pojawienie się dokumentu w KSeF nie oznacza automatycznie, że jest on prawidłowy lub dotyczy prowadzonej działalności. Przed zaksięgowaniem warto upewnić się, że faktura została wystawiona przez właściwego kontrahenta i dokumentuje rzeczywistą transakcję.
Dostęp do faktur zakupowych ma znaczenie nie tylko z punktu widzenia księgowości. Dokumenty pojawiające się w KSeF mogą wymagać podjęcia pilnych działań przez przedsiębiorcę, w szczególności dokonania płatności.
Dokumenty poza KSeF
Nie wszystkie dokumenty funkcjonują wyłącznie w KSeF. W zależności od rodzaju transakcji, odbiorcy lub szczególnych przepisów część dokumentów może być nadal wystawiana i przekazywana poza systemem.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy nadal otrzymują i wystawiają dokumenty zarówno za pośrednictwem KSeF, jak i poza nim.
3. Najważniejsze zmiany dla przedsiębiorcy
Korzystanie z KSeF nie oznacza wyłącznie zmiany sposobu wystawiania faktur. System wpływa również na obieg dokumentów, kontrolę płatności oraz sposób korygowania błędów.
Nowy obieg faktur sprzedażowych
Dla większości przedsiębiorców korzystających z programów do fakturowania sam proces wystawiania faktur nie zmienia się znacząco. Największa zmiana dotyczy sposobu przekazywania dokumentów i ich dalszego obiegu.
Faktura objęta KSeF trafia do systemu Ministerstwa Finansów, a jej odbiór przez kontrahenta nie wymaga dodatkowego przesyłania dokumentu przez wystawcę.
Bieżąca kontrola dokumentów zakupowych
Faktury mogą pojawiać się w systemie bez dodatkowej wiadomości e-mail lub przesłanego pliku PDF, dlatego ważne jest ich bieżące monitorowanie.
Ma to znaczenie nie tylko z punktu widzenia księgowości. Wśród dokumentów mogą znajdować się faktury wymagające terminowej płatności lub innych działań po stronie przedsiębiorcy.
Pojawienie się faktury w systemie nie oznacza również, że może ona zostać automatycznie zaksięgowana. Przed ujęciem dokumentu w księgach konieczna jest jego weryfikacja oraz uzupełnienie informacji niezbędnych do prawidłowego ujęciu w księgach.
Regularna weryfikacja i opisywanie dokumentów pozwala szybciej rozpocząć ich opracowywanie przez biuro rachunkowe, ograniczając kumulację czynności pod koniec miesiąca.
Płatności
KSeF wpływa nie tylko na sposób wystawiania i odbierania faktur, ale również na organizację płatności w firmie. Dokumenty pojawiające się w systemie mogą wymagać terminowego uregulowania zobowiązań, nawet jeśli nie zostały dodatkowo przesłane e-mailem lub w formie pliku PDF.
Dlatego szczególnego znaczenia nabiera bieżąca kontrola dokumentów oraz terminów płatności.
Korekty i poprawianie błędów
Po przesłaniu faktury do KSeF nie ma możliwości jej edycji. Jeżeli dokument zawiera błędy lub wymaga zmiany, konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
Dlatego przed wysłaniem faktury warto upewnić się, że wszystkie dane zostały wprowadzone prawidłowo, w szczególności data wystawienia, dane kontrahenta oraz pozycje dokumentu.
4. Dostęp do KSeF
Dostęp do KSeF jest niezbędny niezależnie od sposobu korzystania z systemu. Przedsiębiorca powinien posiadać możliwość logowania do aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo Finansów oraz zweryfikować poprawność nadanych uprawnień.
W przypadku klientów BRAEM dalsza obsługa dokumentów może odbywać się za pośrednictwem Panelu Klienta, po jednorazowym połączeniu konta KSeF z kontem użytkownika.
Dostęp dla jednoosobowej działalności
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel może samodzielnie korzystać z KSeF. Dostęp do systemu uzyskuje się po uwierzytelnieniu w Aplikacji Podatnika KSeF przy pomocy dostępnych metod logowania.
Nie wymaga to wcześniejszego nadawania uprawnień przez inną osobę. Właściciel firmy posiada pełen dostęp do dokumentów oraz może nadawać uprawnienia innym osobom, jeżeli mają one uczestniczyć w wystawianiu lub odbiorze faktur.
Dostęp dla spółek i innych podmiotów
W przypadku spółek oraz innych podmiotów korzystanie z KSeF wymaga wcześniejszego nadania odpowiednich uprawnień osobom, które będą korzystać z systemu.
Przed rozpoczęciem korzystania z KSeF konieczne jest wskazanie pierwszej osoby uprawnionej do działania w systemie, między innymi przy pomocy formularza ZAW-FA. Osoba ta może następnie nadawać dostęp kolejnym użytkownikom odpowiedzialnym za wystawianie lub odbieranie faktur.
Uprawnienia i dostęp dla innych osób
KSeF umożliwia nadawanie dostępu osobom uczestniczącym w procesie wystawiania, odbioru i obsługi faktur. Mogą to być między innymi pracownicy firmy, osoby odpowiedzialne za rozliczenia lub biuro rachunkowe.
Zakres uprawnień powinien odpowiadać rzeczywistym obowiązkom danej osoby.
5. KSeF i współpraca z BRAEM
Klienci BRAEM mogą korzystać z KSeF przy pomocy narzędzi dostępnych w Panelu Klienta udostępnianym w ramach współpracy z biurem rachunkowym. Rozwiązanie to ułatwia dostęp do dokumentów oraz organizację współpracy związanej z ich obsługą i rozliczaniem.
Panel klienta i KSeF
Klienci BRAEM nie muszą korzystać bezpośrednio z systemu KSeF, aby monitorować dokumenty swojej firmy. Funkcje związane z KSeF są dostępne w Panelu Klienta, który zapewnia dostęp do faktur oraz informacji o dokumentach pojawiających się w systemie.
Integracja z KSeF działa automatycznie. Dokumenty są pobierane do Panelu Klienta, a przedsiębiorca otrzymuje powiadomienia o nowych fakturach i innych zdarzeniach wymagających uwagi.
Panel Klienta umożliwia również wystawianie faktur i przekazywanie ich do KSeF – pojedynczo lub masowo.
Praca z dokumentami
Dzięki integracji Panelu Klienta z KSeF dokumenty pojawiające się w systemie są automatycznie dostępne dla przedsiębiorcy oraz biura rachunkowego.
Samo pojawienie się dokumentu w Panelu Klienta nie oznacza jednak, że powinien on zostać automatycznie ujęty w księgach. Przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy dokument dotyczy prowadzonej działalności, a następnie nadać mu odpowiedni status i uzupełnić informacje niezbędne do jego prawidłowego zaksięgowania.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku dokumentów pobieranych automatycznie z KSeF, które trafiają do biura bez dodatkowego udziału przedsiębiorcy.
Regularna weryfikacja i opisywanie dokumentów pozwala na ich bieżące opracowywanie przez biuro rachunkowe oraz ogranicza kumulację czynności pod koniec miesiąca. Po przekazaniu wszystkich dokumentów za dany okres rozliczeniowy przedsiębiorca potwierdza ich kompletność w Panelu Klienta.
Panel Klienta
1. Panel Klienta i KSeF
Klienci BRAEM otrzymują dostęp do Panelu Klienta udostępnianego w ramach współpracy z biurem rachunkowym. Panel oparty jest na rozwiązaniu Scanye i stanowi centralne miejsce wymiany dokumentów, komunikacji oraz współpracy związanej z obsługą księgową firmy.
Panel Klienta jest zintegrowany z KSeF. Dzięki temu dokumenty pojawiające się w systemie mogą być automatycznie pobierane do panelu, a faktury wystawiane przez przedsiębiorcę mogą być przekazywane do KSeF bezpośrednio z poziomu panelu.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie musi korzystać na co dzień bezpośrednio z systemu Ministerstwa Finansów, aby pracować z dokumentami objętymi KSeF.
2. Pulpit
Pulpit jest głównym widokiem Panelu Klienta i miejscem, od którego najczęściej rozpoczyna się codzienna praca z dokumentami. To tutaj prezentowane są najważniejsze informacje związane z bieżącą współpracą z biurem rachunkowym.
W zależności od potrzeb przedsiębiorca może z poziomu pulpitu monitorować dokumenty wymagające uwagi, sprawdzać nieopłacone faktury, przeglądać informacje o składkach i podatkach oraz komunikować się z biurem rachunkowym.
Pulpit umożliwia również potwierdzanie kompletności dokumentów za poszczególne okresy rozliczeniowe. Dzięki temu zarówno przedsiębiorca, jak i biuro rachunkowe mają pewność, że wszystkie dokumenty niezbędne do wykonania rozliczeń zostały przekazane.
Warto pamiętać, że prezentowane dane dotyczą wybranego okresu rozliczeniowego. Przed rozpoczęciem pracy warto więc upewnić się, że w panelu wyświetlany jest właściwy miesiąc.
3. Dokumenty
Panel Klienta umożliwia dostęp do wszystkich dokumentów związanych z prowadzoną działalnością. W zależności od etapu opracowania oraz rodzaju dokumentu mogą być one widoczne w różnych miejscach panelu.
Widok „Bufor”
Bufor jest centralnym miejscem pracy z dokumentami. Trafiają tu zarówno pliki przesłane przez przedsiębiorcę, jak i faktury pobierane automatycznie z KSeF.
Mogą to być pojedyncze dokumenty, wielostronicowe skany zawierające wiele faktur lub inne pliki związane z prowadzoną działalnością, takie jak umowy, wyciągi czy dokumenty wymagane do prawidłowego rozliczenia.
Dokumenty znajdujące się w Buforze nie są usuwane po ich opracowaniu przez biuro rachunkowe. Bufor stanowi trwałe archiwum wszystkich dostarczonych plików, niezależnie od tego, czy zostały one zaksięgowane, odrzucone czy wymagają dodatkowych wyjaśnień.
Widok „Zakupy”
Po opracowaniu przez biuro rachunkowe faktury zakwalifikowane jako zakupowe są dodatkowo prezentowane w widoku „Zakupy”. Oprócz obrazu dokumentu dostępne są tutaj również szczegółowe informacje dotyczące faktury, takie jak dane kontrahenta, kwoty, stawki VAT.
Widok „Sprzedaż”
Widok „Sprzedaż” zawiera dokumenty zakwalifikowane jako faktury sprzedażowe przedsiębiorcy. Podobnie jak w przypadku zakupów, dokumenty prezentowane są wraz z dodatkowymi informacjami wynikającymi z ich opracowania przez biuro rachunkowe.
Widok „Dokumenty”
W widoku „Dokumenty” prezentowane są pozostałe dokumenty związane z działalnością przedsiębiorcy, które nie stanowią faktur sprzedażowych ani zakupowych.
Dzięki organizacji dokumentów w poszczególnych widokach przedsiębiorca ma jednocześnie dostęp do wszystkich oryginalnych plików dostarczonych do biura (widok Bufor) oraz do wynikowych dokumentów opracowanych i sklasyfikowanych na potrzeby dalszych rozliczeń (Zakupy, Sprzedaż i Dokumenty).
4. Praca z dokumentami
Panel Klienta umożliwia przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego oraz bieżącą współpracę przy ich opracowywaniu. Dotyczy to zarówno dokumentów przesyłanych przez przedsiębiorcę, jak i faktur pobieranych automatycznie z KSeF.
Przesyłanie dokumentów
Dokumenty mogą być przekazywane do biura na różne sposoby, między innymi poprzez przesłanie plików bezpośrednio w Panelu Klienta, przy pomocy aplikacji mobilnej lub z wykorzystaniem dedykowanego adresu e-mail.
Po dostarczeniu dokumentów trafiają one do Bufora, gdzie oczekują na dalszą weryfikację i opracowanie.
Dokumenty pobierane z KSeF
Po aktywacji integracji pomiędzy Panelem Klienta a KSeF faktury pojawiające się w systemie są automatycznie pobierane do Bufora. Integracja wymaga jednorazowego połączenia konta użytkownika z jego kontem KSeF, po czym dokumenty są pobierane bez konieczności ich ręcznego przekazywania do biura rachunkowego.
Automatyczne pobranie dokumentu nie oznacza jednak, że powinien on zostać automatycznie ujęty w księgach. Przed rozpoczęciem opracowywania dokumentu konieczna jest jego weryfikacja przez przedsiębiorcę.
Statusy akceptacji i opisy
Po pojawieniu się dokumentu w Buforze przedsiębiorca powinien określić jego status oraz uzupełnić krótki opis.
Status „Do księgowania” oznacza, że dokument został zweryfikowany i może zostać uwzględniony w dalszych pracach księgowych. Status „Nie księguj” pozwala wyłączyć dokument z procesu księgowania, natomiast status „Do wyjaśnienia” sygnalizuje konieczność dodatkowej analizy lub kontaktu z biurem rachunkowym.
Opis dokumentu dostarcza informacji niezbędnych do jego prawidłowej kwalifikacji i rozliczenia. Ma to szczególne znaczenie w przypadku dokumentów pobieranych automatycznie z KSeF, które trafiają do biura bez dodatkowego udziału przedsiębiorcy.
Komentarze do dokumentów
W przypadku pytań lub konieczności przekazania dodatkowych informacji warto korzystać z komentarzy powiązanych z konkretnym dokumentem. Ułatwia to komunikację oraz pozwala zachować pełną historię ustaleń dotyczącą danego pliku.
Wystawianie faktur
Panel Klienta umożliwia również wystawianie faktur sprzedażowych. Wystawione dokumenty są dostępne w panelu, a w przypadku aktywnej integracji mogą być przekazywane bezpośrednio do KSeF.
5. Komunikacja z biurem
Panel Klienta stanowi podstawowy kanał bieżącej komunikacji pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Dzięki temu informacje dotyczące dokumentów, rozliczeń oraz bieżącej współpracy są dostępne w jednym miejscu.
Wiadomości
Moduł wiadomości umożliwia prowadzenie rozmów z biurem rachunkowym w formie uporządkowanych konwersacji dotyczących konkretnych tematów. Pozwala to zachować historię ustaleń oraz łatwo wracać do wcześniejszych informacji.
Komentarze
W przypadku pytań lub dodatkowych informacji dotyczących konkretnego dokumentu warto korzystać z komentarzy powiązanych bezpośrednio z danym plikiem. Dzięki temu wszystkie ustalenia pozostają przypisane do właściwego dokumentu i są dostępne zarówno dla przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowego.
Powiadomienia
Panel Klienta umożliwia otrzymywanie powiadomień o zdarzeniach wymagających uwagi przedsiębiorcy. Mogą one dotyczyć między innymi nowych wiadomości i komentarzy, dokumentów pojawiających się w systemie, zmian statusu kompletności dokumentów, terminów związanych z rozliczeniami oraz nowych faktur pobranych z KSeF.
Zakres powiadomień może zostać dostosowany do indywidualnych potrzeb użytkownika.
6. Płatności i rozliczenia
Panel Klienta umożliwia bieżące monitorowanie zobowiązań związanych z prowadzoną działalnością. W jednym miejscu dostępne są informacje o fakturach wymagających zapłaty, składkach oraz podatkach przygotowanych przez biuro rachunkowe.
Faktury do zapłaty
Na Pulpicie prezentowana jest lista faktur oczekujących na płatność. Dzięki temu przedsiębiorca może na bieżąco kontrolować swoje zobowiązania oraz terminy ich regulowania.
Składki i podatki
Po przygotowaniu rozliczeń przez biuro rachunkowe w panelu udostępniane są informacje o składkach oraz podatkach do zapłaty. Przedsiębiorca ma dostęp do kwot, terminów płatności oraz dodatkowych informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania przelewów.
W tym miejscu publikowane są również informacje o należnościach związanych ze współpracą z biurem rachunkowym.
Dokumenty od biura
Do pozycji prezentowanych w sekcji „Składki i podatki” mogą być dołączane dokumenty przygotowane przez biuro rachunkowe, takie jak deklaracje, zestawienia, raporty oraz inne dokumenty związane z obsługą księgową firmy.
Dzięki zgromadzeniu informacji o dokumentach i płatnościach w jednym miejscu przedsiębiorca może łatwiej kontrolować bieżące rozliczenia oraz związane z nimi terminy.
7. Organizacja współpracy
Panel Klienta porządkuje codzienną współpracę pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Wszystkie dokumenty, informacje oraz rozliczenia dostępne są w jednym miejscu.
Po dostarczeniu dokumentów przedsiębiorca może uzupełnić niezbędne opisy, określić status dokumentów oraz przekazać dodatkowe informacje wymagane do ich prawidłowego opracowania. Dotyczy to zarówno dokumentów przesyłanych samodzielnie, jak i faktur pobieranych automatycznie z KSeF.
Po przekazaniu wszystkich dokumentów za dany okres rozliczeniowy przedsiębiorca potwierdza ich kompletność w panelu. Informacja ta stanowi dla biura rachunkowego sygnał, że dokumentacja za dany okres została przekazana i może zostać skierowana do dalszego opracowania.
Po wykonaniu prac księgowych przedsiębiorca otrzymuje w panelu informacje o składkach, podatkach oraz innych rozliczeniach związanych z prowadzoną działalnością.
Dzięki takiej organizacji współpracy zarówno przedsiębiorca, jak i biuro rachunkowe mają stały dostęp do aktualnych dokumentów, informacji oraz historii prowadzonych ustaleń.
Podstawy prowadzenia firmy
czyli „co przedsiębiorca powinien rozumieć, żeby nie zrobić sobie krzywdy”.
Ten materiał nie jest podręcznikiem księgowości ani artykułem pisanym przez księgowych dla księgowych. Jego celem jest wyjaśnienie najważniejszych zagadnień związanych z prowadzeniem firmy w możliwie prosty i praktyczny sposób.
Prowadzenie firmy nie wymaga znajomości wszystkich przepisów podatkowych ani zasad księgowości. Wymaga jednak zrozumienia kilku podstawowych pojęć i zależności, które mają wpływ na codzienne decyzje przedsiębiorcy.
Jeżeli dzięki temu uda się uniknąć choć kilku popularnych nieporozumień i kosztownych błędów, uznamy ten cel za osiągnięty.
1. Firma i przedsiębiorca
Rozpoczynając działalność gospodarczą wiele osób skupia się przede wszystkim na sprzedaży swoich produktów lub usług. W praktyce równie ważne jest zrozumienie, w jaki sposób funkcjonuje sama firma oraz jakie obowiązki wiążą się z jej prowadzeniem.
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najprostszą i najczęściej wybieraną formą prowadzenia firmy w Polsce. W takim przypadku przedsiębiorca i firma są ze sobą bardzo ściśle powiązani.
Oznacza to między innymi, że przedsiębiorca odpowiada za zobowiązania związane z prowadzoną działalnością całym swoim majątkiem. To również przedsiębiorca, a nie firma, jest podatnikiem podatku dochodowego.
W praktyce wiele osób używa określeń „firma” i „przedsiębiorca” zamiennie. W codziennych sytuacjach zwykle nie stanowi to problemu, jednak warto pamiętać, że z punktu widzenia przepisów nie zawsze oznaczają one dokładnie to samo.
2. Spółka a działalność gospodarcza
W pewnym momencie rozwoju firmy przedsiębiorca może rozważać zmianę formy prowadzenia działalności lub założenie spółki. Decyzja taka powinna być jednak poprzedzona analizą rzeczywistych potrzeb firmy oraz konsekwencji organizacyjnych, podatkowych i prawnych.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca i firma są ze sobą bardzo ściśle powiązani. W praktyce oznacza to między innymi dużą swobodę w dysponowaniu środkami związanymi z prowadzoną działalnością.
W spółkach sytuacja wygląda inaczej. Majątek spółki należy do spółki, a nie bezpośrednio do jej wspólników lub członków zarządu. Oznacza to, że wypłata środków ze spółki wymaga odpowiedniej podstawy prawnej i podatkowej.
Z tego powodu założenie spółki nie zawsze oznacza prostsze lub tańsze prowadzenie działalności. Oprócz potencjalnych korzyści wiąże się również z dodatkowymi obowiązkami organizacyjnymi, księgowymi oraz często prawnymi.
Wybór formy prowadzenia działalności powinien wynikać ze specyfiki prowadzonego biznesu, planów jego rozwoju oraz indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy.
3. Jak firma zarabia pieniądze
Prowadzenie firmy zwykle kojarzy się ze sprzedażą produktów lub usług. W praktyce jednak sama wartość sprzedaży nie mówi jeszcze, ile przedsiębiorca rzeczywiście zarobił.
Aby zrozumieć sposób rozliczania firmy, warto poznać kilka podstawowych pojęć, które będą pojawiały się również w dalszej części tego materiału.
Przychód
Przychodem są środki uzyskane ze sprzedaży produktów lub usług. W dużym uproszczeniu można przyjąć, że jest to wartość sprzedaży osiągniętej przez przedsiębiorcę.
Wysoki przychód nie oznacza jednak automatycznie wysokiego zarobku. Aby osiągnąć przychód, firma zwykle ponosi również różnego rodzaju wydatki związane z prowadzoną działalnością.
Koszty
Kosztami są wydatki ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Mogą to być między innymi zakupy towarów handlowych, paliwa, usług, materiałów lub wyposażenia wykorzystywanego w firmie.
Nie każdy wydatek przedsiębiorcy stanowi jednak koszt działalności. W niektórych przypadkach konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków wynikających z przepisów podatkowych.
Sposób uwzględniania wydatków w rozliczeniach może również różnić się w zależności od wybranej formy opodatkowania oraz indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy.
Dochód
Dochód stanowi różnicę pomiędzy osiągniętym przychodem a kosztami działalności. Jeżeli przedsiębiorca sprzedał usługi za 10 000 zł, a koszty związane z ich wykonaniem wyniosły 4 000 zł, dochód wynosi 6 000 zł.
Dochód pokazuje, jaka część przychodów pozostaje po pokryciu kosztów związanych z prowadzoną działalnością. Dla wielu przedsiębiorców jest to jeden z podstawowych wskaźników pozwalających ocenić opłacalność prowadzonego biznesu.
4. Podatki przedsiębiorcy
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z różnymi obowiązkami podatkowymi. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej spotykają się z podatkiem dochodowym oraz podatkiem VAT.
Choć oba podatki dotyczą działalności gospodarczej, pełnią zupełnie różne funkcje i są rozliczane na innych zasadach.
Podatek dochodowy
Podatek dochodowy jest jednym z podstawowych zobowiązań przedsiębiorcy związanych z osiąganiem przychodów z działalności gospodarczej.
W zależności od wybranej formy opodatkowania sposób obliczania podatku może się różnić. W niektórych przypadkach znaczenie mają osiągnięte dochody, a w innych wysokość przychodów lub inne zasady określone w przepisach.
Formy opodatkowania
Podatek dochodowy może być rozliczany na różne sposoby. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej korzystają ze skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Poszczególne formy opodatkowania różnią się zasadami obliczania podatku oraz możliwością uwzględniania kosztów działalności. Wybór odpowiedniej formy powinien uwzględniać charakter prowadzonej działalności oraz indywidualną sytuację przedsiębiorcy.
Decyzję warto skonsultować z biurem rachunkowym przed rozpoczęciem działalności lub przed zmianą formy opodatkowania.
VAT
Podatek VAT działa w inny sposób. Przedsiębiorca dolicza go do ceny sprzedawanych produktów lub usług, a następnie rozlicza z urzędem skarbowym.
W praktyce oznacza to, że część pieniędzy otrzymanych od klientów nie stanowi dochodu przedsiębiorcy, mimo że trafia na jego konto bankowe.
Przykład:
Przedsiębiorca wystawił fakturę za usługę o wartości 1000 zł netto.
Wartość usługi = 1000 zł, VAT 23% = 230 zł, do zapłaty = 1230 zł
Po opłaceniu faktury przez klienta na konto przedsiębiorcy wpływa 1230 zł. Nie oznacza to jednak, że cała kwota stanowi jego przychód.
Kwota 230 zł odpowiada podatkowi VAT pobranemu od klienta. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada w danym okresie faktur zakupowych pozwalających pomniejszyć VAT do zapłaty, środki te będą podlegały rozliczeniu z urzędem skarbowym.
W przypadku posiadania faktur zakupowych zawierających VAT kwota podatku do rozliczenia może zostać odpowiednio pomniejszona.
W praktyce wielu przedsiębiorców traktuje VAT jako środki, które warto odłożyć na osobnym rachunku lub pozostawić na koncie do czasu rozliczenia podatku.
VAT a podatek dochodowy
Jednym z najczęstszych nieporozumień jest traktowanie podatku VAT i podatku dochodowego jako tego samego zobowiązania.
Podatek dochodowy jest związany z osiągniętym dochodem przedsiębiorcy. VAT natomiast jest podatkiem pobieranym od klientów i rozliczanym z urzędem skarbowym.
Zrozumienie tej różnicy pozwala uniknąć wielu problemów związanych z planowaniem płynności finansowej firmy.
Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Oprócz podatków przedsiębiorcy są zobowiązani do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Składki te nie są podatkiem, jednak stanowią jedno z podstawowych zobowiązań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W zależności od sytuacji przedsiębiorcy mogą obejmować również inne należności związane z prowadzoną działalnością, takie jak składki na Fundusz Pracy.
Wysokość składek może zależeć między innymi od formy prowadzenia działalności, okresu jej prowadzenia oraz wybranej formy opodatkowania.
Zasady podlegania ubezpieczeniom bywają złożone i mogą różnić się w zależności od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy. W przypadku wątpliwości warto skonsultować swoją sytuację z biurem rachunkowym.
Co dalej z wypracowanymi środkami
Celem prowadzenia działalności gospodarczej jest zwykle osiąganie dochodu oraz budowanie wartości firmy w dłuższym okresie.
Wypracowane środki mogą zostać przeznaczone na bieżące potrzeby przedsiębiorcy lub wykorzystane do dalszego rozwoju działalności. W praktyce wielu przedsiębiorców regularnie inwestuje część środków w wyposażenie, narzędzia, marketing, rozwój oferty lub zatrudnienie pracowników.
Decyzje dotyczące sposobu wykorzystania wypracowanych pieniędzy należą do przedsiębiorcy i stanowią jeden z najważniejszych elementów prowadzenia własnej firmy.
Warto pamiętać, że stan rachunku bankowego firmy nie zawsze odzwierciedla rzeczywisty wynik działalności. Część zgromadzonych na nim środków może być przeznaczona na przyszłe zobowiązania, takie jak podatki, składki lub płatności związane z prowadzoną działalnością. Z tego powodu saldo rachunku nie zawsze pokazuje, ile przedsiębiorca rzeczywiście zarobił.
5. Dokumenty w firmie
Podatki, składki oraz pozostałe rozliczenia przedsiębiorcy nie są ustalane w sposób uznaniowy. Podstawą ich obliczania są dokumenty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
To właśnie na podstawie dokumentów biuro rachunkowe określa między innymi wysokość przychodów, kosztów oraz zobowiązań podatkowych przedsiębiorcy.
Faktury sprzedażowe
Faktury sprzedażowe dokumentują sprzedaż produktów lub usług. Stanowią podstawowe źródło informacji o przychodach osiąganych przez przedsiębiorcę.
Wystawienie faktury nie zawsze jest obowiązkowe, jednak w wielu przypadkach jest podstawowym sposobem dokumentowania sprzedaży.
Faktury zakupowe
Faktury zakupowe dokumentują wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Mogą mieć wpływ zarówno na wysokość kosztów działalności, jak i na rozliczenia podatku VAT.
Dlatego warto zadbać o ich kompletność oraz terminowe przekazywanie do biura rachunkowego.
Inne dokumenty
Nie wszystkie zdarzenia gospodarcze są dokumentowane fakturami.
W zależności od sytuacji biuro rachunkowe może potrzebować również innych dokumentów, takich jak umowy, wyciągi bankowe, potwierdzenia płatności, dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników lub inne dokumenty mające znaczenie dla prawidłowego rozliczenia działalności.
Z tego powodu samo przekazanie faktur nie zawsze jest wystarczające do prawidłowego prowadzenia księgowości.
Dlaczego dokumenty są ważne
Dokumenty nie służą wyłącznie do archiwizacji. Stanowią podstawę rozliczeń przedsiębiorcy oraz źródło informacji wykorzystywanych przez biuro rachunkowe.
Dokumenty pełnią również istotną funkcję dowodową. Potwierdzają przebieg transakcji, zawarte ustalenia oraz inne zdarzenia związane z prowadzoną działalnością. W wielu sytuacjach mogą stanowić podstawę do wyjaśnienia wątpliwości lub potwierdzenia określonych okoliczności przed urzędem, kontrahentem lub innymi instytucjami.
Im bardziej kompletna i uporządkowana jest dokumentacja, tym łatwiej przygotować prawidłowe rozliczenia oraz szybciej wyjaśniać ewentualne wątpliwości dotyczące działalności firmy.
6. Rola przedsiębiorcy i biura rachunkowego
Biuro rachunkowe wspiera przedsiębiorcę w prowadzeniu rozliczeń, przygotowywaniu deklaracji oraz realizacji obowiązków związanych z podatkami i składkami. Aby jednak rozliczenia mogły zostać wykonane prawidłowo, niezbędna jest współpraca pomiędzy przedsiębiorcą a biurem.
Co robi biuro rachunkowe
Na podstawie przekazanych dokumentów i informacji biuro rachunkowe prowadzi ewidencje księgowe, przygotowuje rozliczenia podatkowe oraz wykonuje pozostałe czynności wynikające z zakresu współpracy.
Biuro rachunkowe pomaga również wyjaśniać wątpliwości związane z dokumentami oraz wspiera przedsiębiorcę w prawidłowym wykonywaniu obowiązków związanych z prowadzeniem działalności.
Czego biuro rachunkowe nie wie
Biuro rachunkowe nie uczestniczy w codziennej działalności przedsiębiorcy i nie zna wszystkich okoliczności związanych z poszczególnymi transakcjami.
Nie zawsze wiadomo między innymi:
- czego dotyczy dany zakup,
- w jaki sposób został wykorzystany,
- czy dokument jest związany z działalnością gospodarczą,
- jakie były ustalenia pomiędzy stronami transakcji.
Dlatego w niektórych sytuacjach konieczne jest przekazanie dodatkowych informacji lub wyjaśnień przez przedsiębiorcę.
Dlaczego opisy dokumentów są ważne
Sam dokument nie zawsze zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego prawidłowego rozliczenia.
Krótki opis, komentarz lub dodatkowa informacja przekazana przez przedsiębiorcę może mieć istotne znaczenie dla właściwej kwalifikacji dokumentu oraz prawidłowego przygotowania rozliczeń.
Dotyczy to w szczególności dokumentów pobieranych automatycznie z KSeF, które trafiają do biura bez dodatkowego udziału przedsiębiorcy.
Wspólna odpowiedzialność za poprawność rozliczeń
Prawidłowe prowadzenie rozliczeń wymaga zaangażowania obu stron. Biuro rachunkowe odpowiada za wykonanie powierzonych czynności zgodnie z obowiązującymi przepisami, natomiast przedsiębiorca odpowiada za terminowe przekazywanie dokumentów oraz informacji dotyczących prowadzonej działalności.
Dobra komunikacja i bieżąca współpraca pozwalają ograniczyć liczbę nieporozumień oraz usprawniają proces przygotowywania rozliczeń.
7. Najczęstsze nieporozumienia przedsiębiorców
Wokół prowadzenia działalności gospodarczej funkcjonuje wiele uproszczeń i obiegowych opinii. Niektóre z nich są nieszkodliwe, inne mogą prowadzić do błędnych decyzji lub problemów związanych z rozliczeniami. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów spotykanych szczególnie często.
⚠️ Faktura zakupowa nie zawsze oznacza koszt
Posiadanie faktury nie oznacza automatycznie, że wydatek może zostać uwzględniony w rozliczeniach działalności gospodarczej. Znaczenie ma również związek wydatku z prowadzoną działalnością oraz spełnienie pozostałych warunków wynikających z przepisów.
⚠️ VAT nie jest dodatkowym zarobkiem
Kwota podatku VAT otrzymana od klienta nie stanowi dodatkowego dochodu przedsiębiorcy. W wielu przypadkach będzie podlegała późniejszemu rozliczeniu z urzędem skarbowym.
⚠️ Wysoka sprzedaż nie oznacza wysokiego dochodu
Wysoki przychód nie oznacza jeszcze, że firma osiąga wysoki dochód. O rzeczywistym wyniku działalności decydują również koszty związane z jej prowadzeniem.
⚠️ Biuro rachunkowe nie podejmuje decyzji za przedsiębiorcę
Biuro rachunkowe może pomagać w rozliczeniach oraz wyjaśniać skutki podatkowe określonych działań. Nie zna jednak wszystkich okoliczności związanych z prowadzoną działalnością i nie podejmuje decyzji biznesowych za przedsiębiorcę.
⚠️ Dokument w KSeF nie zawsze oznacza dokument do zaksięgowania
Pojawienie się dokumentu w KSeF nie oznacza automatycznie, że dotyczy on prowadzonej działalności lub powinien zostać ujęty w księgach. Przedsiębiorca powinien zweryfikować dokument oraz przekazać informacje niezbędne do jego prawidłowego rozliczenia.
⚠️ Spółka nie zawsze oznacza niższe koszty
Spółka może być dobrym rozwiązaniem w wielu sytuacjach, jednak jej założenie nie gwarantuje niższych kosztów prowadzenia działalności. Oprócz potencjalnych korzyści wiąże się również z dodatkowymi obowiązkami organizacyjnymi, księgowymi i prawnymi.
⚠️ Pieniądze spółki nie są pieniędzmi wspólników
Majątek spółki należy do spółki, a nie bezpośrednio do jej właścicieli. Wypłata środków wymaga odpowiedniej podstawy prawnej i podatkowej, dlatego pieniądze znajdujące się na rachunku spółki nie mogą być traktowane tak samo jak środki w jednoosobowej działalności gospodarczej.
8. Dobra organizacja firmy
Prowadzenie firmy nie wymaga szczegółowej znajomości przepisów podatkowych ani zasad księgowości. Wymaga jednak podstawowego zrozumienia obowiązków przedsiębiorcy oraz dobrej organizacji codziennej pracy.
W praktyce szczególne znaczenie ma terminowe wystawianie i gromadzenie dokumentów, bieżące monitorowanie zobowiązań oraz przekazywanie do biura rachunkowego informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania rozliczeń.
Warto również pamiętać, że większość problemów związanych z rozliczeniami nie wynika ze skomplikowanych przepisów, lecz z braku dokumentów, niepełnych informacji lub opóźnionej komunikacji.
Dobra współpraca z biurem rachunkowym, uporządkowana dokumentacja oraz regularna kontrola płatności pozwalają ograniczyć liczbę nieporozumień i skupić się na rozwijaniu własnej działalności.
W przypadku wątpliwości warto pytać. Wyjaśnienie problemu na etapie jego powstawania jest zwykle znacznie prostsze niż późniejsze korygowanie skutków błędnej decyzji.
Masz wątpliwości?
Niezależnie od tego, czy dopiero planujesz założenie działalności gospodarczej, czy prowadzisz firmę od wielu lat, warto rozumieć podstawowe zasady, na których opierają się rozliczenia i współpraca z biurem rachunkowym.
Jeżeli masz pytania dotyczące swojej sytuacji lub potrzebujesz wsparcia w organizacji spraw księgowych, skontaktuj się z nami.